Как сэкономить бюджет на переезде офиса?

Офисный переезд с грузчиками – это серьёзное мероприятие, требующее тщательного планирования и значительных финансовых затрат.

В бюджет на это мероприятие входит не только транспортировка мебели и оборудования, но и упаковочные материалы, погрузочно-разгрузочные работы, монтаж и настройка техники на новом месте, а иногда и временное хранение вещей. Следуя нашим несложным рекомендациям, вы сможете существенно снизить затраты на переезд офиса без ущерба для качества.

Какие задачи при офисном переезде можно выполнить самостоятельно?

• Планирование и координация процесса. Чёткий план и грамотная координация действий – залог успешного переезда, и эту задачу лучше не доверять никому со стороны. Определите дату, просчитайте необходимые ресурсы (упаковочные материалы, транспорт, рабочая сила) и составьте график работ. Распределите обязанности между сотрудниками и назначьте ответственных за каждый участок работ.
• Сортировка и упаковка вещей. Перед переездом обязательно проведите ревизию и безжалостно избавьтесь от всего сломанного и ненужного. Остальное рассортируйте и упакуйте, используя картонные коробки, воздушно-пузырчатую плёнку, стрейч-плёнку и бумагу. Упаковывая вещи самостоятельно, вы не только экономите на услугах грузчиков, но и обеспечиваете сохранность важных бумаг и личных вещей сотрудников.
• Разборка и сборка мебели. Часть этой работы можно сделать своими руками, особенно если конструкция простая и не требует специальных инструментов. Главное – делать всё аккуратно, по инструкции и не потерять крепёжные элементы. А для сложной мебели и крупногабаритных предметов все же лучше привлечь профессионалов.
• Упаковка оргтехники и электроники. Компьютеры, принтеры, серверы и телефоны – всё это хрупкое и дорогостоящее оборудование, требующее бережного обращения при переезде. И кто, как не ваши собственные IT-специалисты, лучше всего знает, как правильно отключить, разобрать и упаковать всю эту технику?

Советы по оптимизации бюджета на офисный переезд

1. Запрашивайте коммерческое предложение в нескольких компаниях. Если вы решили доверить переезд профессионалам, не соглашайтесь на первое же предложение. Соберите информацию как минимум о 4–5 мувинговых компаниях, запросите у них подробные коммерческие предложения и сравните цены. Зачастую они различаются весьма существенно. Только не гонитесь за самым дешёвым вариантом – крайне низкая цена обычно говорит о сомнительном качестве.
2. Договаривайтесь о скидках и бонусах. При обсуждении условий с мувинговой компанией не стесняйтесь торговаться. Особенно если у вас большой объём работ – тут вполне уместно попросить скидку. Также узнайте о действующих акциях и спецпредложениях или возможности оплаты в рассрочку. Иногда компании предлагают бесплатные дополнительные услуги или скидки при заказе «под ключ».
3. Разделите процесс на этапы. Например, сначала перевезите мебель и крупногабаритную технику, а потом остальные вещи. Так вы сможете распределить затраты во времени, а не тратить всю сумму разом. К тому же, поэтапный переезд проще с точки зрения организации рабочего процесса в офисе.