Согласно п.9 ст.8 Закона України «О защите прав потребителей» при предъявлении потребителем требования о гарантийном ремонте товара он должен быть произведен в течение 14 дней с дня сдачи товара в ремонт или по согласованию сторон в другой срок. В Вашем случае Вы дали согласие на другой срок нежели 14 дней (21 день). Кроме того, запись "в течении 5 дней с момента поступления запчастей" вообще не ограничивает их в сроках, т.к. Вы дали на то свое согласие. Теперь они могут ссылаться на отсутствие запчастей и продлевать сроки сколько угодно, поскольку (повторюсь) Вы дали на это свое согласие, подписав в таком виде документ. Что же касается выдачи аналогичного товара из обменного фонда на время гарантийного ремонта, то, действительно, от Вас должно быть письменное заявление.